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ビジネスメール

2014.03.30

おはようございます。

皆さんは、誰かにメールを送るときに、

気をつけていることはありますか?

特にビジネスで使うメールは、

用件が相手に伝わらず、ミスやトラブルの原因になるそうです。

気をつけるポイントは以下の通りです。

 

1.ファイルや画像の添付忘れや添付ファイルの容量が大きい

  添付忘れを完全には防げません。

  添付したことを本文中に書く癖をつけて、相手に気づいてもらう

 

2.長すぎる文章は、用件が伝わりづらくなる

  最近では、スマートフォンでメールを確認する人も多く、

  一読してすっと頭に入る簡潔さが求められます。

  箇条書きや改行、行間を作ってメリハリをつけるといいです。

 

3.送った=伝わった ではない

  受信者側に立ち、理解できる内容かどうか、

  送信前にきっちり確認しましょう。

 

4.メールの書き方を知らない。

  最近では携帯メールやLINE等の単文でのやりとりが多いため、

  しっかりした文章を書けない方が多いようです。

  ビジネス文書の基礎知識をしっかり勉強する事が必要です。

 

5.受信者と送信者の時間の概念は違う

  最近では、返信が遅いことでトラブルになるケースが増えているそうです。

  ある調査では、24時間以内の返信希望が8割以上だそうです。

  すぐに詳細な返信が出来ない場合は、

  『後ほどお返事します』、『○○までにお返事します』等、

  ひとまず返信する方が良いようです。

 

他にも、先方の社名や担当者名を忘れたりすることもあるようです。

私も、メールを使うことが結構あります。

相手の気分を悪くするような事のないよう、

肝に銘じてメールを使っていきたいと思います。

 


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