シロアリ消毒・害虫駆除・浄化槽・空調設備・リフォーム工事

おはようございます。

皆さんは、誰かにメールを送るときに、

気をつけていることはありますか？

特にビジネスで使うメールは、

用件が相手に伝わらず、ミスやトラブルの原因になるそうです。

気をつけるポイントは以下の通りです。

１．ファイルや画像の添付忘れや添付ファイルの容量が大きい

　　添付忘れを完全には防げません。

　　添付したことを本文中に書く癖をつけて、相手に気づいてもらう

２．長すぎる文章は、用件が伝わりづらくなる

　　最近では、スマートフォンでメールを確認する人も多く、

　　一読してすっと頭に入る簡潔さが求められます。

　　箇条書きや改行、行間を作ってメリハリをつけるといいです。

３．送った＝伝わった　ではない

　　受信者側に立ち、理解できる内容かどうか、

　　送信前にきっちり確認しましょう。

４．メールの書き方を知らない。

　　最近では携帯メールやLINE等の単文でのやりとりが多いため、

　　しっかりした文章を書けない方が多いようです。

　　ビジネス文書の基礎知識をしっかり勉強する事が必要です。

５．受信者と送信者の時間の概念は違う

　　最近では、返信が遅いことでトラブルになるケースが増えているそうです。

　　ある調査では､24時間以内の返信希望が8割以上だそうです。

　　すぐに詳細な返信が出来ない場合は、

　　『後ほどお返事します』、『○○までにお返事します』等、

　　ひとまず返信する方が良いようです。

他にも、先方の社名や担当者名を忘れたりすることもあるようです。

私も、メールを使うことが結構あります。

相手の気分を悪くするような事のないよう、

肝に銘じてメールを使っていきたいと思います。